Rechtsanwaltskanzlei Heilmann - Ihr Rechtsbeistand

Arbeitszeugnis: Anspruch, Formulierungen und Fristen

Fachbeitrag im Arbeitsrecht

Weshalb das Arbeitszeugnis beide Parteien vor Herausforderungen stellt

Das Arbeitszeugnis begleitet Arbeitnehmer auf ihrem weiteren beruflichen Weg und bildet oft den ersten Eindruck, den ein künftiger Arbeitgeber von ihnen gewinnt. Gleichzeitig stellt es für den ausstellenden Arbeitgeber ein rechtlich anspruchsvolles Dokument dar, da er zwei widerstrebende Verpflichtungen miteinander in Einklang bringen muss.

Einerseits gilt das Prinzip der Wahrheit: Das Zeugnis muss der Realität entsprechen und darf keine falsch-positive Darstellung beinhalten, auf die sich ein zukünftiger Arbeitgeber stützen würde. Andererseits besteht das Wohlwollensgebot: Das Zeugnis darf den beruflichen Werdegang des Arbeitnehmers nicht ohne Not behindern. Zur Bewältigung dieses Widerspruchs hat sich in der Praxis eine kodifizierte Zeugnissprache herausgebildet, bei der vermeintlich positive Formulierungen eine präzise abgestufte Beurteilung vermitteln.

Hieraus ergeben sich für beide Parteien charakteristische Konfliktfelder. Arbeitnehmer übersehen häufig, dass eine wohlmeinend klingende Formulierung tatsächlich lediglich eine mittelmäßige Leistung dokumentiert. Arbeitgeber hingegen setzen sich der Gefahr von Schadensersatzforderungen aus, wenn sie verdeckte Negativbewertungen einflechten oder ein sachlich unzutreffendes positives Zeugnis erstellen, auf das sich Dritte verlassen.

Der Anspruch gemäß § 109 GewO und die unterschiedlichen Zeugnisformen

Nach § 109 GewO steht jedem Arbeitnehmer bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis zu. Dieser Anspruch besteht ungeachtet der Betriebsgröße und unabhängig davon, wie lange die Beschäftigung gedauert hat. Das Zeugnis muss schriftlich ausgefertigt werden, eine elektronische Erteilung ist ausdrücklich nicht zulässig. Es lassen sich verschiedene Zeugnisarten unterscheiden:

Einfaches Zeugnis: Dieses beschränkt sich auf die Angabe von Art und Dauer der ausgeführten Tätigkeit. Eine Beurteilung der Leistung oder des Verhaltens erfolgt hierbei nicht.
Qualifiziertes Zeugnis: Verlangt der Beschäftigte dies, umfasst das Zeugnis darüber hinaus auch eine Bewertung seiner Leistung und seines Verhaltens. Diese Form gilt als Regelfall und ist für den weiteren beruflichen Werdegang von entscheidender Bedeutung.
Zwischenzeugnis: Liegt ein berechtigtes Interesse vor, beispielsweise aufgrund eines Wechsels der vorgesetzten Person, einer anstehenden Umstrukturierung oder wegen einer eigenen Bewerbung, kann der Beschäftigte bereits während des bestehenden Arbeitsverhältnisses ein Zwischenzeugnis fordern.
Vorläufiges Zeugnis: Wurde eine Kündigung ausgesprochen, das Arbeitsverhältnis besteht aber noch bis zum Beendigungstermin, kann ein vorläufiges Zeugnis notwendig werden, um Bewerbungen zu ermöglichen.

Formanforderungen: Die Ausstellung des Zeugnisses hat auf dem Geschäftspapier des Arbeitgebers zu erfolgen, und zwar in einwandfreier Ausführung ohne Flecken, Streichungen oder Radierungen. Die Unterschrift muss von einer vertretungsberechtigten oder hierarchisch höher gestellten Person stammen. Als Ausstellungsdatum gilt in der Regel das rechtliche Ende des Arbeitsverhältnisses; liegt das Datum erheblich später, kann dies auf einen vorangegangenen Konflikt hindeuten und sollte daher vermieden werden.

Aufbau des qualifizierten Zeugnisses: Überschrift, einleitender Teil mit Personalangaben und Zeitraum der Beschäftigung, Beschreibung der übertragenen Aufgaben, Beurteilung der Leistung, Beurteilung des Verhaltens, abschließende Formel mit Angabe des Beendigungsgrundes und Wünschen für die Zukunft, Ort, Datum sowie Unterschrift.

Zeugnissprache: die Notenstufen der Leistungsbeurteilung

Das Herzstück eines qualifizierten Arbeitszeugnisses bildet die abschließende Leistungsbeurteilung. Diese orientiert sich an einer durch die Rechtsprechung etablierten Bewertungsskala, deren Grundlage die sogenannte Zufriedenheitsformel darstellt. Ausschlaggebend sind dabei die verwendeten Steigerungswörter sowie der zeitliche Bezug.

Sehr gut: Die Formulierung, dass der Arbeitnehmer seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit ausgeführt hat, entspricht der Höchstnote.
Gut: Die Wendung stets zu unserer vollen Zufriedenheit kennzeichnet eine gute Leistung.
Befriedigend: Sowohl zu unserer vollen Zufriedenheit ohne das Wort stets als auch stets zu unserer Zufriedenheit signalisieren eine befriedigende Leistung.
Ausreichend: Die schlichte Formulierung zu unserer Zufriedenheit, ohne die Zusätze stets und voll, markiert eine ausreichende Leistung.
Mangelhaft: Wendungen wie im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit oder hat sich bemüht weisen auf eine mangelhafte Bewertung hin.

Auf die Nuancen kommt es an: Ob voll oder vollste, ob stets vorhanden oder weggelassen, ob von Zufriedenheit oder lediglich von Bemühen die Rede ist – jede dieser Varianten verschiebt die Bewertung um eine ganze Notenstufe. Der Begriff bemüht vermittelt, dass der gewünschte Erfolg ausgeblieben ist. Wer diese Abstufungen nicht durchschaut, unterschätzt regelmäßig, wie nachhaltig eine vordergründig wohlwollende Formulierung tatsächlich abwertet.

Neben der Gesamtbewertung enthält ein ordnungsgemäßes Zeugnis konkrete Einzelbeurteilungen hinsichtlich Arbeitsbefähigung, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg sowie, bei Führungspersonal, zur Führungsleistung. Diese Einzelaussagen müssen mit der Gesamtnote in Einklang stehen. Ein Widerspruch zwischen einer positiven Gesamtnote und abwertenden Detailformulierungen stellt bereits für sich genommen einen Mangel dar.

Beurteilung des Verhaltens und die Wichtigkeit der Abfolge

Die Verhaltensbeurteilung erfasst das soziale Verhalten im Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Auch in diesem Bereich vermittelt die gewählte Formulierung eine klare Wertung, wobei zwei Aspekte besondere Aussagekraft besitzen.

Reihenfolge der Genannten: Als üblich und positiv gilt die Abfolge Vorgesetzte, Kollegen, Kunden. Eine Verschiebung des Vorgesetzten ans Ende oder dessen vollständiges Fehlen lässt auf ein belastetes Verhältnis zur Führungsebene schließen. Wird eine Personengruppe ausgespart, zu der der Beschäftigte nachweislich Kontakt hatte, stellt dies ein Warnsignal dar.

Führungsverhalten: Bei Führungskräften wird erwartet, dass das Verhältnis zu den unterstellten Mitarbeitern bewertet wird. Das Fehlen einer solchen Aussage wird als verschlüsselte Kritik verstanden.

Typische Abstufungen: Ein stets einwandfreies Verhalten gegenüber sämtlichen genannten Gruppen entspricht einer sehr guten Bewertung. Ein lediglich einwandfreies Verhalten ohne das Wort stets, ein ausschließlich höfliches Auftreten oder ein Verhalten, das sich nur auf bestimmte Gruppen bezieht, bedeutet eine Abwertung.

Kritische Codes: Formulierungen wie er trug durch seine Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas bei können auf ein Alkoholproblem hinweisen, während die Feststellung, jemand habe Verständnis für die Belange der Belegschaft gezeigt, je nach Zusammenhang auf gewerkschaftliches Engagement oder eigennützige Bestrebungen deuten kann. Derartige verschlüsselte Abwertungen sind problematisch: Sie stellen einerseits unzulässige Geheimzeichen dar, sind andererseits aber schwer zu belegen. Bei der Zeugnisprüfung sollte auf ungewöhnliche, scheinbar überflüssige Ergänzungen geachtet werden.

Unzulässige Verschlüsselungen und das Gebot der Eindeutigkeit

Ein Zeugnis muss klar und eindeutig abgefasst sein und darf weder Merkmale noch Formulierungen aufweisen, die darauf abzielen, eine andere als die aus der äußeren Form oder dem Wortlaut erkennbare Aussage zu übermitteln. Dieses Gebot der Klarheit untersagt die sogenannten Geheimzeichen.

Unzulässig sind namentlich:

Verdeckte Abwertungen durch Weglassen: Das bewusste Aussparen von Selbstverständlichkeiten, beispielsweise der Ehrlichkeit bei einem Kassierer, was dann als Hinweis auf einen Mangel verstanden wird.
Mehrdeutige Formulierungen: Aussagen, die vordergründig positiv erscheinen, jedoch eine negative Botschaft vermitteln.
Ironie und Übertreibung: Übermäßiges Lob, das aufgrund seiner Überzogenheit in sein Gegenteil umschlägt.
Auffällige Gestaltungsmerkmale: Ausrufezeichen, Anführungszeichen um einzelne Wörter oder ungewöhnliche Hervorhebungen, die eine versteckte Botschaft übermitteln.

Was nicht ins Zeugnis gehört: Bestimmte Umstände dürfen grundsätzlich nicht erwähnt werden, weil sie das berufliche Fortkommen in unzumutbarer Weise beeinträchtigen würden. Hierzu zählen einmalige, für das Gesamtbild unerhebliche Vorfälle, Krankheiten und Fehlzeiten, sofern sie nicht die gesamte Beschäftigung geprägt haben, eine Schwerbehinderung ohne ausdrücklichen Wunsch des Beschäftigten, die Mitgliedschaft im Betriebsrat, sofern sie nicht auf Wunsch aufgenommen wird, sowie Angaben zur Elternzeit, es sei denn, sie hat die Beschäftigungsdauer erheblich unterbrochen.

Rechtsfolge: Enthält ein Zeugnis unzulässige Geheimzeichen oder verbotene Angaben, steht dem Beschäftigten ein Anspruch auf Berichtigung zu. Verschlechtert ein solches Zeugnis nachweislich seine Bewerbungschancen, kommen darüber hinaus Schadensersatzansprüche in Betracht.

Auseinandersetzungen um das Zeugnis: Beweislast und Korrekturanspruch

Zeigt sich ein Arbeitnehmer mit seinem Zeugnis unzufrieden, steht ihm der Weg offen, eine Korrektur zu fordern und diese im Bedarfsfall vor dem Arbeitsgericht einzuklagen. Ob ein solches Verfahren Erfolg hat, hängt entscheidend davon ab, wie die Beweislast verteilt ist – und diese richtet sich nach der Rechtsprechung an der als durchschnittlich geltenden Note aus.

Ausgangspunkt befriedigend: Die Note befriedigend wird als durchschnittliche Leistungsbeurteilung angesehen. Wer mit dieser Bewertung nicht zufrieden ist und eine höhere Note anstrebt, trägt die Darlegungs- und Beweislast für die Tatsachen, die eine gute oder sehr gute Leistung begründen.
Unterdurchschnittliche Bewertung: Stellt der Arbeitgeber eine Note aus, die unter dem Durchschnitt liegt, muss er selbst darlegen und beweisen, welche Umstände die schlechtere Beurteilung rechtfertigen.

Diese Lastverteilung hat weitreichende praktische Auswirkungen. Wer im Zeugnis eine gute oder sehr gute Bewertung durchsetzen möchte, muss seine Leistung durch konkrete Nachweise belegen können – etwa durch bereits erteilte Zwischenzeugnisse, dokumentierte Arbeitserfolge oder frühere Beurteilungen. Der bloße Wunsch nach einer besseren Note reicht nicht aus.

Bindungswirkung von Zwischenzeugnissen: Ein bereits ausgestelltes Zwischenzeugnis oder eine frühere Beurteilung entfaltet eine gewisse rechtliche Bindungswirkung. Der Arbeitgeber darf im Endzeugnis nicht ohne sachlich nachvollziehbaren Grund von einer zuvor attestierten guten Leistung nach unten abweichen. Für Arbeitnehmer stellt das Zwischenzeugnis daher ein wichtiges Absicherungsmittel dar, für Arbeitgeber ist es Anlass, dieses mit Sorgfalt zu verfassen.

Kein Anspruch auf Wunschformulierung: Ein Arbeitnehmer kann eine bestimmte Note einfordern, sofern die tatsächlichen Umstände diese stützen – jedoch besteht kein Anspruch darauf, die genaue Wortwahl oder die Schlussformel vorzugeben. Die Formulierungsfreiheit verbleibt beim Arbeitgeber, solange das Zeugnis der geschuldeten Bewertung inhaltlich gerecht wird.

Zeitliche Grenzen, Fälligkeit und Verlust des Anspruchs

Mit dem rechtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses entsteht der Anspruch auf das Zeugnis als Holschuld: Der Arbeitnehmer holt das Dokument grundsätzlich im Betrieb ab, während der Arbeitgeber es dort zur Verfügung stellt. Eine Übersendung erfolgt nur in Ausnahmefällen, beispielsweise bei erheblicher räumlicher Distanz.

Fälligkeit: Mit der Beendigung wird der Anspruch fällig. Ein Abwarten bis zum letzten Beschäftigungstag ist nicht erforderlich, vielmehr kann der Arbeitnehmer bei erkennbarem Vertragsende, namentlich nach Ausspruch einer Kündigung, bereits ein vorläufiges Zeugnis für Bewerbungszwecke fordern.

Verjährung: Die reguläre Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endete. In der praktischen Anwendung spielen allerdings zwei weitere Begrenzungen eine gewichtigere Rolle.

Vertragliche Ausschlussfristen: Zahlreiche Arbeits- und Tarifverträge sehen Ausschlussfristen vor, die Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis bereits nach wenigen Monaten entfallen lassen. Inwieweit diese Fristen auch den Zeugnisanspruch erfassen, bestimmt sich nach der jeweiligen Klauselgestaltung, weshalb eine zügige Geltendmachung geboten ist.
Verwirkung: Der Anspruch kann durch Verwirkung erlöschen, wenn der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum hinweg untätig bleibt und der Arbeitgeber berechtigterweise davon ausgehen durfte, nicht mehr in Anspruch genommen zu werden. Mit zunehmender zeitlicher Distanz zum Ausscheiden erschwert sich überdies die sachgerechte Bewertung, da die beteiligten Personen möglicherweise das Unternehmen verlassen haben.

Arbeitnehmer sollten daher das Zeugnis zeitnah anfordern und überprüfen. Arbeitgeber sind gehalten, das Zeugnis von sich aus und fristgerecht zur Abholung bereitzustellen, um Verzugsfolgen und Schadensersatzansprüche zu vermeiden. Lassen Sie ein fragwürdiges Zeugnis überprüfen, ehe Ausschlussfristen wirksam werden oder die Beurteilungsgrundlage entfällt.

Empfehlungen für beide Parteien und juristische Unterstützung

Für Arbeitgeber stellt das Zeugnis keinen bloßen Formalakt zum Abschluss dar, sondern einen haftungsträchtigen Rechtsvorgang. Ein sachgerecht aufgebautes, in sich stimmiges und ohne verschlüsselte Abwertungen verfasstes Zeugnis beugt Berichtigungsverfahren vor und schützt vor Schadensersatzforderungen Dritter, die auf ein zu positiv ausgefallenes Zeugnis vertraut haben. Bei konfliktbehafteten Trennungen bietet es sich an, die Zeugnisgestaltung in eine umfassende Vereinbarung zu integrieren, beispielsweise in einen gerichtlichen Vergleich, der Schlussformel und Gesamtbewertung verbindlich festlegt.

Für Arbeitnehmer empfiehlt sich eine sorgfältige Begutachtung. Wer mit der verschlüsselten Ausdrucksweise nicht vertraut ist, nimmt möglicherweise eine nur mittelmäßige Beurteilung hin, obwohl die tatsächliche Leistung darüber lag. Der Vergleich mit einem zuvor erteilten Zwischenzeugnis, die Kontrolle der Verhaltensbeurteilung und der Nennung der Personengruppen sowie das Aufspüren ungewöhnlicher Formulierungen fördern die meisten Fehler zutage.

Ein Rechtsanwalt unterstützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei sämtlichen Zeugnisangelegenheiten: bei der rechtssicheren Ausarbeitung qualifizierter Zeugnisse und Zwischenzeugnisse, bei der Analyse und Überprüfung ausgestellter Zeugnisse, bei der Geltendmachung und Abwehr von Berichtigungsansprüchen sowie bei der Berücksichtigung der Zeugnisfrage in Aufhebungsvereinbarungen und gerichtlichen Vergleichen.

Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie Ihr Zeugnis ausarbeiten oder begutachten, bevor Fristen verstreichen oder die Beurteilungsgrundlage nicht mehr nachvollziehbar ist.