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Hausverwaltung im WEG: Rechte, Pflichten und Haftung des Verwalters
Fachbeitrag im Miet- & Wohnungseigentumsrecht
Der Verwalter im Wohnungseigentumsrecht nach der Reform
Das Wohnungseigentumsgesetz hat die rechtliche Position des Verwalters von Grund auf neu gestaltet. Gemäß § 9a WEG besitzt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Rechtsfähigkeit und ist für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zuständig. Der Verwalter agiert nicht länger als Beauftragter der einzelnen Eigentümer, sondern als Organ dieser Gemeinschaft. Vertragspartner ist ausschließlich die Gemeinschaft selbst.
Für Verwaltungsunternehmen ergeben sich daraus unmittelbare Konsequenzen in der Praxis. Vollmachten und Vertragsvorlagen aus der Zeit vor der Reform basieren vielfach noch auf dem überholten Rechtsverständnis und entsprechen nicht mehr der geltenden Rechtslage. Beschlüsse, die sich auf veraltete Formulierungen stützen, können angefochten werden. Da die Vertretungsbefugnis nach außen weitreichend ist, während die interne Befugnis begrenzt bleibt, entsteht genau in diesem Spannungsfeld das wesentliche Haftungsrisiko der Branche.
Hinzu treten gewerberechtliche Vorgaben. Wer Wohnungseigentum verwaltet, benötigt eine Erlaubnis gemäß § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO, muss den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung erbringen und ist zur Weiterbildung im Umfang von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren nach der Makler- und Bauträgerverordnung verpflichtet.
Wichtig: Die Pflichten des Verwalters ergeben sich aus drei Ebenen, die einander überlagern: dem Gesetz, der Gemeinschaftsordnung und dem Verwaltervertrag. Widersprüche zwischen diesen Ebenen bilden eine häufige Grundlage für Auseinandersetzungen und erfolgreiche Beschlussanfechtungen.
Rechtsstellung und Vertretungsmacht gegenüber Dritten
Gemäß § 9b Abs. 1 WEG repräsentiert der Verwalter die Wohnungseigentümergemeinschaft sowohl vor Gericht als auch außergerichtlich. Diese Vertretungsbefugnis ist im Verhältnis zu Dritten prinzipiell weder eingeschränkt noch einschränkbar. Limitierungen aus dem Verwaltervertrag oder aus gefassten Beschlüssen entfalten gegenüber Außenstehenden keine Wirkung. Ein vom Verwalter geschlossener Handwerkervertrag verpflichtet die Gemeinschaft daher auch in Fällen, in denen ihm intern die entsprechende Befugnis fehlte.
Das Gesetz benennt explizit zwei Ausnahmefälle. Beim Abschluss eines Grundstückskaufvertrags oder Darlehensvertrags ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer erforderlich. Liegt dieser nicht vor, bleibt das Rechtsgeschäft schwebend unwirksam.
Diese Regelungsstruktur führt zur wesentlichen Differenzierung bei der Verwalterhaftung:
- Außenverhältnis: Der Vertrag mit dem Dritten entfaltet Wirksamkeit, die Gemeinschaft ist zur Zahlung der Vergütung verpflichtet.
- Innenverhältnis: Überschreitet der Verwalter seinen Zuständigkeitsbereich, liegt eine Verletzung des Verwaltervertrags vor und er schuldet der Gemeinschaft Schadensersatz.
In der praktischen Konsequenz bedeutet dies: Der Verwalter kann Dritte rechtswirksam verpflichten und dennoch persönlich haftbar sein. Wer Aufträge jenseits der internen Befugnisgrenzen erteilt, sollte den erforderlichen Beschluss vorab einholen und archivieren, anstatt sich auf die externe Wirksamkeit zu stützen.
Zusätzlich ist zu beachten: Gelder der Gemeinschaft sind streng vom eigenen Vermögen zu separieren. Konten sind auf den Namen der Gemeinschaft zu führen, nicht als offenes Treuhand- oder Sammelkonto der Verwaltung. Verstöße dagegen sind gewerberechtlich bedeutsam und begründen bei Insolvenz der Verwaltung umfangreiche Ersatzforderungen.
Ernennung, Verwaltungsvertrag und Zertifizierung
Die Ernennung des Verwalters geschieht durch einen Beschluss der Wohnungseigentümer gemäß § 26 WEG. Dabei ist zwischen dem organschaftlichen Ernennungsakt und dem schuldrechtlichen Verwaltervertrag zu differenzieren. Obwohl beide rechtlich eigenständig sind, fasst die Praxis sie oft in einem einzigen Beschluss zusammen, was Anfechtungsrisiken birgt, sofern die wesentlichen Vertragsinhalte den Eigentümern vorab nicht offengelegt wurden.
- Höchstdauer: Die Ernennung darf maximal fünf Jahre umfassen. Bei dem ersten Verwalter nach Entstehung von Wohnungseigentum reduziert sich diese Frist auf drei Jahre.
- Wiederbestellung: Eine erneute Bestellung ist erst ab einem Jahr vor Ende der Ernennungszeit möglich und setzt einen neuen Beschluss voraus.
- Auswahlermessen: Eine ordnungsgemäße Verwaltung setzt in der Regel voraus, dass den Eigentümern mehrere Alternativangebote mit den wesentlichen Bedingungen zur Verfügung standen.
- Zertifizierung: Gemäß § 26a WEG darf sich als zertifizierter Verwalter bezeichnen, wer eine Prüfung bei der Industrie- und Handelskammer erfolgreich absolviert hat. Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG steht den Wohnungseigentümern grundsätzlich ein Anspruch auf die Ernennung eines zertifizierten Verwalters zu.
Für kleinere Anlagen existiert eine Sonderregelung: Bei weniger als neun Sondereigentumsrechten entfällt der Anspruch, sofern ein Wohnungseigentümer zum Verwalter ernannt wird und nicht mindestens ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung fordert.
Der Verwaltervertrag stellt einen Geschäftsbesorgungsvertrag dar. Er sollte den Leistungsumfang, Sondervergütungen, Reaktionszeiten, Datenschutzbestimmungen sowie die Abwicklung bei Vertragsbeendigung eindeutig regeln. Pauschale Klauseln, die jede Zusatzleistung gesondert vergüten, ohne diese konkret zu benennen, sind anfechtbar.
Aufgaben und Befugnisse im Innenverhältnis
Nach § 27 WEG wird festgelegt, welche Handlungen der Verwalter eigenverantwortlich vornehmen kann und muss. Er besitzt die Befugnis und die Pflicht, Verwaltungsmaßnahmen durchzuführen, die von nachrangiger Bedeutung sind und keine wesentlichen finanziellen Verpflichtungen begründen, sowie Maßnahmen, die zur Fristwahrung oder zur Schadensabwendung notwendig sind.
Diese Rechtsbegriffe sind nicht näher konkretisiert und unterliegen im Konfliktfall der richterlichen Bewertung. Eine finanzielle Belastung, die in einer kleinen Anlage mit 12 Wohnungen bedeutsam erscheint, stellt in einer Großanlage mit 300 Einheiten möglicherweise eine Standardmaßnahme dar. Aus diesem Grund ermöglicht § 27 Abs. 2 WEG den Wohnungseigentümern, den Handlungsspielraum des Verwalters durch Mehrheitsbeschluss zu begrenzen oder auszuweiten.
Empfehlung für die Praxis: Sorgen Sie gleich nach Amtsantritt für einen Kompetenzbeschluss, der konkrete Wertgrenzen für eigenständige Beauftragungen, Vorgaben zur Instandsetzung sowie Regelungen zur außergerichtlichen und gerichtlichen Geltendmachung von Hausgeldansprüchen festlegt. Dies verschafft Rechtssicherheit im Tagesgeschäft und nimmt späteren Überschreitungsvorwürfen den Boden.
Unabhängig von solchen Einzelfestlegungen umfasst der gesetzliche Aufgabenbereich:
- Umsetzung gefasster Beschlüsse: Wirksame Beschlüsse sind zu vollziehen, selbst wenn der Verwalter sie für nicht sachgerecht hält. Eine Ausnahme besteht lediglich bei nichtigen Beschlüssen.
- Bewahrung des Gemeinschaftseigentums: Festgestellte Mängel sind zu dokumentieren, der Eigentümerschaft mitzuteilen und zur Beschlussfassung vorzubereiten.
- Verkehrssicherungspflichten: In der Regel wird dem Verwalter die Organisation von Winter-, Grünflächen- und Beleuchtungsdiensten übertragen. Die Verantwortung für die sorgfältige Auswahl, fachgerechte Einweisung und laufende Kontrolle der beauftragten Unternehmen verbleibt bei ihm.
- Versicherungswesen: Gebäude- und Haftpflichtversicherungen sind aufrechtzuerhalten und in regelmäßigen Abständen auf angemessene Versicherungssummen zu überprüfen.
Eigentümerversammlung, Beschlussfassung und Beschluss-Sammlung
Der Verwalter ist für die Einberufung der Versammlung zuständig. Diese hat in Textform zu erfolgen, wobei eine Mindestfrist von drei Wochen einzuhalten ist, es sei denn, es liegt ein besonders dringlicher Fall vor. Die Tagesordnung muss eine hinreichende Konkretisierung aufweisen, sodass die Eigentümer beurteilen können, welcher Beschlussgegenstand zur Abstimmung steht und ob ihre Anwesenheit aus wirtschaftlichen Gründen geboten ist. Pauschale Tagesordnungspunkte wie „Verschiedenes“ sind als Grundlage für eine Beschlussfassung unzulässig.
Nach der Reform besteht die Beschlussfähigkeit der Versammlung unabhängig davon, wie viele Miteigentumsanteile vertreten sind. Die früher praktizierte Zweitversammlung ist damit obsolet geworden, ebenso das Einholen von Vollmachten zum alleinigen Zweck der Herbeiführung der Beschlussfähigkeit.
Digitale Formate: Durch Beschluss kann die Möglichkeit einer Online-Teilnahme an einer Versammlung in Präsenz geschaffen werden. Ferner haben die Eigentümer die Befugnis, mit qualifizierter Mehrheit zu beschließen, dass Versammlungen zeitlich befristet ausschließlich virtuell durchgeführt werden. Während einer Übergangsphase muss dennoch wenigstens einmal jährlich eine Versammlung in Präsenz abgehalten werden, es sei denn, die Eigentümer verzichten einstimmig darauf. Technische Probleme, die dem Verantwortungsbereich der Verwaltung zuzuordnen sind, können die Anfechtbarkeit der in der Versammlung gefassten Beschlüsse nach sich ziehen.
Beschluss-Sammlung: Die Führung der Beschluss-Sammlung obliegt dem Verwalter gemäß § 24 Abs. 7 WEG. In diese sind sämtliche Beschlüsse unter Angabe von Datum und Fundstelle, schriftlich gefasste Beschlüsse sowie Urteilstenor aus gerichtlichen Entscheidungen in wohnungseigentumsrechtlichen Streitigkeiten aufzunehmen. Die Eintragung muss unverzüglich erfolgen und die Beschlüsse sind fortlaufend zu nummerieren. Eine lückenhafte oder verzögert geführte Sammlung stellt einen eigenständigen wichtigen Grund für die Abberufung dar und kann Schadensersatzansprüche auslösen, wenn ein Erwerber im Vertrauen auf die Vollständigkeit der Sammlung Dispositionen getroffen hat.
Wirtschaftsplan, Abrechnung und Bericht über das Vermögen
Die wirtschaftlichen Verpflichtungen des Verwalters sind in § 28 WEG geregelt. Durch die Reform hat sich die Systematik grundlegend geändert, dennoch zeigt die Praxis, dass die Umsetzung vielerorts noch fehlerhaft erfolgt.
- Wirtschaftsplan: Die Erstellung obliegt dem Verwalter, zur Abstimmung gelangen allerdings ausschließlich die Vorschüsse der Wohnungseigentümer. Ein Beschluss über den Wirtschaftsplan selbst ist entbehrlich und stellt im Zweifelsfall einen Anfechtungsgrund dar.
- Jahresabrechnung: Auch in diesem Fall bildet nicht die Abrechnung den Gegenstand der Beschlussfassung, sondern die Geltendmachung von Nachschüssen respektive die Änderung der festgesetzten Vorschüsse, mithin die aus der Abrechnung resultierende Zahlungspflicht.
- Vermögensbericht: Gemäß § 28 Abs. 4 WEG ist nach Ablauf des Kalenderjahres ein Bericht über die Höhe der Erhaltungsrücklage und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen anzufertigen und sämtlichen Eigentümern zugänglich zu machen. Eine Beschlussfassung ist hierfür nicht erforderlich.
Inhaltlich bleibt das Prinzip der Einnahmen- und Ausgabenrechnung maßgeblich. Abrechnungen auf Basis von Soll-Zahlen genügen nicht den Anforderungen ordnungsmäßiger Verwaltung. Typische Fehlerquellen bilden der Umgang mit der Erhaltungsrücklage, Abgrenzungsfragen bei Heizkosten, die Anwendung eines geänderten Umlageschlüssels ohne hinreichende Beschlussgrundlage sowie die praktische Umsetzung der Regelungen zur Verteilung der Kohlendioxidkosten zwischen Vermietern und Mietern.
Fehlerhafte Abrechnungen werden innerhalb eines Monats angefochten und führen nachfolgend über Jahre zu gerichtlichen Auseinandersetzungen für die Verwaltung. Kontroverse Abrechnungs- und Verteilungsfragen sollten vor der Versammlung juristisch geklärt werden, damit der gefasste Beschluss einer Anfechtung standhält.
Haftungsrisiken des Verwalters und klassische Problemfelder
Die Gemeinschaft ist Vertragspartner des Verwalters, gegenüber ihr haftet er auf Grundlage des Verwaltervertrags gemäß den §§ 280 ff. BGB. Einzelne Eigentümer sind grundsätzlich nicht mehr berechtigt, Ansprüche im eigenen Namen durchzusetzen, sondern auf die gemeinschaftliche Willensbildung angewiesen. Dies reduziert für die Verwaltung zwar die Anzahl gleichzeitiger Verfahren, konzentriert jedoch das Risiko auf zusammengefasste Forderungen mit erheblichen Streitwerten.
Die praktisch wichtigsten Haftungsbereiche sind:
- Unterlassene Beschlussvorbereitung: Wer festgestellte Mängel am gemeinschaftlichen Eigentum nicht zur Beschlussfassung vorlegt, haftet für Folgeschäden aufgrund der Verzögerung.
- Verjährung von Ansprüchen: Gewährleistungsrechte gegenüber Bauträgern und Handwerkern müssen überwacht werden. Das Versäumnis einer Frist ohne Information der Eigentümer stellt einen typischen Haftungsfall dar.
- Verkehrssicherungspflichten: Bei Personenschäden infolge von Glätteunfällen oder Astbruch überprüfen Gerichte Auswahl, Einweisung und Kontrolle der beauftragten Dienstleister sowie die Dokumentation.
- Fehlerhafte Beschlussumsetzung: Auch die verspätete Ausführung eines gefassten Beschlusses begründet eine Pflichtverletzung.
- Vermögensbetreuung: Bei Vermischung von Gemeinschafts- und Eigenvermögen droht neben der zivilrechtlichen Haftung eine persönliche Verantwortlichkeit der Geschäftsführung.
Ansprüche gegenüber dem Verwalter verjähren in der Regel innerhalb von drei Jahren ab Kenntnis der Gemeinschaft von den anspruchsbegründenden Umständen. Überprüfen Sie den Deckungsumfang Ihrer Vermögensschadenhaftpflicht und melden Sie mögliche Pflichtverletzungen rechtzeitig, bevor die Gemeinschaft einen Beschluss zur Anspruchsverfolgung fasst.
Abberufung, Verwalterwechsel und rechtliche Begleitung
Nach der Reform ist es den Wohnungseigentümern möglich, einen Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abzuberufen, ohne dass hierfür ein wichtiger Grund vorliegen muss. Der Verwaltervertrag endet gemäß § 26 Abs. 3 WEG spätestens sechs Monate nach erfolgter Abberufung. Vereinbarungen, die eine längere Bindung vorsehen, sind unwirksam. Die Vergütungsansprüche für die Zeit bis zum Vertragsende bestehen fort, sofern der Vertrag nicht aus wichtigem Grund gekündigt worden ist.
Bei einem Verwalterwechsel obliegen dem ausscheidenden Verwalter umfassende Herausgabe- und Abwicklungspflichten. Hierzu gehören sämtliche Verwaltungsunterlagen, die Beschluss-Sammlung, Kontounterlagen sowie Zugangsdaten und die Abrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr. Ein Zurückbehaltungsrecht aufgrund ausstehender Vergütungsforderungen besteht in der Regel nicht und hat regelmäßig einstweilige Verfügungen zur Folge.
Ein Rechtsanwalt berät Hausverwaltungen und Wohnungseigentümergemeinschaften in sämtlichen Fragen des Wohnungseigentumsrechts: bei der Gestaltung und Überprüfung von Verwalterverträgen und Kompetenzbeschlüssen, bei der rechtssicheren Vorbereitung von Versammlungen und Beschlüssen, in Anfechtungs- und Beschlussersetzungsverfahren, bei der Geltendmachung von Hausgeldforderungen sowie bei der Abwehr von Haftungsansprüchen und der Abwicklung des Verwalterwechsels.
Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie kritische Beschlussvorlagen überprüfen, bevor die Anfechtungsfrist abläuft.
FAQs – Häufig gestellte Fragen
Nach § 9b WEG vertritt der Verwalter ausschließlich die Wohnungseigentümergemeinschaft als rechtsfähigen Verband, nicht jedoch die einzelnen Eigentümer. Er fungiert als Organ dieser Gemeinschaft, sein Vertragspartner ist allein diese. Für Belange des Sondereigentums besitzt er keine Zuständigkeit, es sei denn, ihm wurde dies gesondert im Rahmen einer Sondereigentumsverwaltung übertragen.
Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre umfassen. Bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums reduziert sich die maximale Dauer auf drei Jahre. Eine Wiederbestellung ist zulässig, setzt jedoch einen neuen Beschluss voraus, welcher frühestens ein Jahr vor Ende der laufenden Bestellperiode gefasst werden kann. Eine Bestellung ohne zeitliche Befristung ist nicht statthaft.
Ja. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes können die Eigentümer den Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen, ein wichtiger Grund muss dafür nicht vorliegen. Der zugrundeliegende Verwaltervertrag endet dadurch nicht von selbst, sondern läuft spätestens noch sechs Monate nach der Abberufung weiter. Für diesen Zeitraum stehen dem Verwalter die vertraglichen Vergütungsansprüche weiterhin zu, es sei denn, es erfolgt eine Kündigung aus wichtigem Grund.
Im Innenverhältnis ist er befugt, Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung vorzunehmen, sofern diese von nachrangiger Bedeutung sind und keine erheblichen Verpflichtungen nach sich ziehen, sowie Maßnahmen zur Wahrung von Fristen oder zur Verhinderung von Nachteilen. Was als nachrangig gilt, richtet sich nach Umfang und wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit der Anlage. Empfehlenswert ist daher ein Kompetenzbeschluss gemäß § 27 Abs. 2 WEG mit eindeutigen Wertgrenzen. Grundstückskaufverträge und Darlehensverträge setzen in jedem Fall einen Beschluss voraus.
Die Verwendung der Bezeichnung als zertifizierter Verwalter erfordert den erfolgreichen Abschluss einer Prüfung bei der Industrie- und Handelskammer. Wohnungseigentümer können im Regelfall verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Eine Ausnahme gilt für kleinere Anlagen mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, sofern ein Eigentümer selbst die Verwaltung ausübt und nicht wenigstens ein Drittel der Eigentümer auf der Zertifizierung besteht. Bestimmte berufliche Qualifikationen stehen der Zertifizierung gleich.
Gegenstand der Beschlussfassung sind nicht die Unterlagen als solche, sondern die hieraus resultierenden Zahlungsverpflichtungen. Im Rahmen des Wirtschaftsplans betrifft dies die von den Wohnungseigentümern zu leistenden Vorschüsse, im Rahmen der Jahresabrechnung die Geltendmachung von Nachschüssen oder die Änderung der bereits beschlossenen Vorschussleistungen. Eine Beschlussfassung über die Abrechnung in ihrer Gesamtheit ist entbehrlich und birgt Anfechtungsrisiken. Der Vermögensbericht gemäß § 28 Abs. 4 WEG ist anzufertigen und den Eigentümern zugänglich zu machen, bedarf jedoch keines Beschlusses.
Ein einfacher Beschluss genügt, um die Online-Teilnahme an einer Präsenzversammlung zu gestatten. Soll die Versammlung vollständig virtuell durchgeführt werden, bedarf es eines Beschlusses mit qualifizierter Mehrheit, der zeitlich befristet ist. Während einer Übergangsphase ist zusätzlich mindestens eine Präsenzversammlung pro Jahr erforderlich, es sei denn, die Eigentümer verzichten einstimmig darauf. Aufgrund kürzlich erfolgter Änderungen der Vorschriften empfiehlt sich vor der Einladung die Prüfung der aktuellen Rechtslage.
Die korrekte Führung der Beschluss-Sammlung zählt zu den wesentlichen Pflichten des Verwalters. Eine lückenhafte, verzögerte oder chaotisch geführte Sammlung bildet einen wichtigen Grund für seine Abberufung. Zudem drohen Schadensersatzforderungen, falls ein Käufer sich auf die Sammlung verlässt und dadurch geschädigt wird. Die Einträge müssen umgehend erfolgen und durchgehend nummeriert sein.
Die Verkehrssicherungspflicht obliegt primär der Gemeinschaft als Eigentümerin des gemeinschaftlichen Eigentums. Delegiert sie diese Pflichten an den Verwalter und dieser wiederum an einen Dienstleister, verbleiben dennoch die Pflichten zur Auswahl, Einweisung und Kontrolle. Gegenüber dem Geschädigten trägt in der Regel die Gemeinschaft die Haftung, im Innenverhältnis kann sie jedoch gegen den Verwalter vorgehen, sofern dieser seine Überwachungspflichten nicht erfüllt hat. Eine aussagekräftige Dokumentation der durchgeführten Kontrollen ist daher von zentraler Bedeutung.
Insbesondere vorbeugend: bei der Ausarbeitung von Verwaltervertrag und Kompetenzbeschlüssen, bei rechtlich anspruchsvollen Beschlussvorlagen wie baulichen Änderungen, Anpassungen des Umlageschlüssels oder der Finanzierung von Sanierungsmaßnahmen sowie bei der Vorbereitung von Versammlungen in streitanfälligen Gemeinschaften. Im Nachgang ist die Hinzuziehung erforderlich, sobald eine Anfechtungsklage zugestellt worden ist, Haftungsansprüche geltend gemacht werden oder ein Wechsel der Verwaltung zu begleiten ist. Die einmonatige Anfechtungsfrist bietet für nachträgliche Reaktionen nur wenig Handlungsspielraum.