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Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan: Was der Verwalter vorlegen muss

Fachbeitrag im Miet- & Wohnungseigentumsrecht

Die neue Systematik des § 28 WEG

Durch die WEG-Reform hat der Gesetzgeber bei Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung eine wesentliche Änderung des Beschlussgegenstands vorgenommen. Früher fassten die Eigentümer Beschlüsse über den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung jeweils als komplettes Zahlenwerk. Diese Beschlüsse waren in ihrer Gesamtheit anfechtbar, sodass bereits ein einziger Rechenfehler zum Scheitern der gesamten Abrechnung führen konnte.

§ 28 WEG unterscheidet nun deutlich zwischen dem, was der Verwalter vorlegen muss, und dem, worüber die Eigentümer zu entscheiden haben. Der Verwalter hat Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht zu erstellen. Beschlossen werden hiervon jedoch ausschließlich die Zahlungsverpflichtungen:

Beim Wirtschaftsplan fassen die Eigentümer einen Beschluss über die Vorschüsse, die zur Deckung der voraussichtlichen Kosten und der Rücklagenzuführung zu entrichten sind.
Bei der Jahresabrechnung entscheiden sie über die Nachschüsse oder die Anpassung der bereits beschlossenen Vorschüsse, mithin über die Differenz zwischen den gezahlten Vorschüssen und den tatsächlich angefallenen Kosten. Diese Differenz wird als Abrechnungsspitze bezeichnet.
Der Vermögensbericht muss erstellt und jedem Eigentümer zugänglich gemacht werden, unterliegt jedoch keiner Beschlussfassung.

Diese Neuausrichtung stellt die bedeutsamste praktische Änderung des § 28 WEG dar und bildet gleichzeitig die häufigste Fehlerursache. Wer nach wie vor einen Beschluss über die Abrechnung oder den Plan als solchen herbeiführt, fasst einen entbehrlichen und anfechtbaren Beschluss.

Wichtig: Die Dokumente selbst unterliegen weiterhin ihren inhaltlichen Vorgaben. Beschlossen wird ausschließlich die Zahlungsverpflichtung, geprüft und angefochten wird hingegen die dieser zugrunde liegende Abrechnung.

Der Wirtschaftsplan: Inhalt und Beschlussgegenstand

Der Wirtschaftsplan stellt eine Prognose für das bevorstehende Wirtschaftsjahr dar. Ein Rechtsanwalt erstellt hierin eine Übersicht über die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben sowie die geplante Zuführung zur Instandhaltungsrücklage und nimmt die Verteilung der Kosten gemäß dem gültigen Verteilerschlüssel auf die jeweiligen Einheiten vor.

Ein ordnungsgemäß erstellter Wirtschaftsplan umfasst:

Den Gesamtwirtschaftsplan mit sämtlichen prognostizierten Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft.
Die Einzelwirtschaftspläne mit den auf die jeweilige Einheit umzulegenden Vorauszahlungen.
Die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage in sachgerechter Höhe.
Die Fälligkeit der Vorauszahlungen, regelmäßig als monatlich vorab zu entrichtender Betrag.

Beschlossen werden ausschließlich die Vorauszahlungen. Der Beschluss zielt somit nicht auf eine Billigung des Wirtschaftsplans ab, sondern auf die Festlegung der von den Eigentümern zu leistenden Vorauszahlungen. Ein Beschluss über die Genehmigung des Plans selbst ist entbehrlich und im Streitfall anfechtbar.

Fortgeltung: Gemäß § 28 Abs. 1 Satz 2 WEG behalten die beschlossenen Vorauszahlungen ihre Gültigkeit, bis neue Vorauszahlungen beschlossen werden. Liegt zu Beginn des Kalenderjahres noch kein neuer Wirtschaftsplan mit Beschluss vor, entstehen dadurch keine Finanzierungsprobleme, da die bisherigen Vorauszahlungen fortbestehen. Dies mindert den früher bestehenden zeitlichen Druck, hebt jedoch die Verpflichtung zur fristgerechten Aufstellung eines neuen Plans nicht auf.

Kontrollieren Sie bereits vor der Eigentümerversammlung, ob der Beschlussantrag zutreffend die Vorauszahlungen zum Gegenstand hat und nicht den Plan. Diese Formulierung ist entscheidend für die Anfechtbarkeit.

Die Jahresabrechnung: Aufbau und Abrechnungsspitze

Die Jahresabrechnung bildet die Rechenschaftslegung für das vergangene Wirtschaftsjahr. Sie basiert auf dem Grundsatz der Einnahmen- und Ausgabenrechnung: Erfasst werden ausschließlich die im Abrechnungszeitraum tatsächlich erfolgten Zahlungsflüsse, keine Sollforderungen oder periodengerechten Abgrenzungen. Eine auf Sollzahlen gestützte Abrechnung genügt nicht den Anforderungen ordnungsgemäßer Verwaltung.

Eine vollständige Abrechnung umfasst:

Die Gesamtabrechnung mit sämtlichen Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft im Wirtschaftsjahr.
Die Einzelabrechnungen mit der Aufteilung auf die jeweilige Einheit gemäß dem gültigen Umlageschlüssel.
Die Darstellung der Erhaltungsrücklage, das heißt Anfangsbestand, Zuführungen, Entnahmen sowie Endbestand.
Die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten entsprechend den Anforderungen der Heizkostenverordnung, in der Regel als separate Anlage.

Die Abrechnungsspitze als Beschlussgegenstand: Gegenstand des Beschlusses ist nicht die Abrechnung selbst, sondern die Differenz zwischen den gemäß Wirtschaftsplan geschuldeten Vorschüssen und den tatsächlich auf die Einheit entfallenden Kosten. Entsteht ein Fehlbetrag, wird ein Nachschuss beschlossen. Entsteht ein Überschuss, wird eine Anpassung beschlossen, also eine Minderung der Vorschüsse oder eine Gutschrift. Ausschließlich diese Abrechnungsspitze begründet die neue Zahlungsverpflichtung.

Folge für die Anfechtung: Weil lediglich die Abrechnungsspitze beschlossen wird, richtet sich eine Anfechtung gegen diesen Beschluss unter Berufung auf Fehler in der zugrunde liegenden Abrechnung. Ein einzelner Fehler führt nicht automatisch zur Ungültigkeit der gesamten Abrechnung, sondern nur insoweit, als er sich auf die beschlossene Zahlungsverpflichtung auswirkt.

Der Vermögensbericht als selbstständige Verpflichtung

Durch die Reform wurde in § 28 Abs. 4 WEG eine zusätzliche eigenständige Verpflichtung eingeführt: der Vermögensbericht. Nach Ablauf des Kalenderjahres muss er angefertigt und sämtlichen Wohnungseigentümern zugänglich gemacht werden. Im Unterschied zur Abrechnung und zum Plan unterliegt er keiner Beschlussfassung, sondern stellt ausschließlich eine Informationsverpflichtung dar.

Der Vermögensbericht muss enthalten:

Den Stand der Erhaltungsrücklage, also den aktuellen Bestand der zurückgelegten Mittel.
Eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, insbesondere die Kontostände sowie weitere nennenswerte Vermögenswerte.

Der Bericht dient dazu, den Eigentümern einen raschen Überblick über die wirtschaftliche Situation der Gemeinschaft zu geben, losgelöst von der ausführlichen Jahresabrechnung. Er stellt eine Ergänzung dar, kann diese jedoch nicht ersetzen.

Praktische Bedeutung: Unterlässt ein Verwalter die Erstellung des Vermögensberichts oder legt ihn verspätet vor, stellt dies eine Pflichtverletzung dar, die einen wichtigen Grund zur Abberufung darstellen kann. Eine Beschlussfassung über den Bericht ist hingegen nicht vorgesehen und wäre im Falle ihrer Durchführung ohne rechtliche Bedeutung. Für Käufer stellt der Vermögensbericht ein wesentliches Kontrolldokument dar, da er den Rücklagenbestand transparent macht.

Sorgen Sie dafür, dass der Vermögensbericht alljährlich erstellt und nachweislich zur Verfügung gestellt wird. Die Unterlassung bildet einen eigenständigen Haftungs- und Abberufungsgrund.

Die typischen Fehlerquellen und Anfechtungsgründe

Im Wohnungseigentumsrecht ist die Jahresabrechnung mit deutlichem Abstand der am häufigsten angefochtene Beschluss. Die üblichen Fehlerquellen lassen sich in einige wenige Kategorien einteilen.

Falscher Beschlussgegenstand: Die Eigentümerversammlung beschließt über die Abrechnung oder den Plan in ihrer Gesamtheit, anstatt ausschließlich über Nachschüsse, Anpassungsbeträge und Vorschüsse abzustimmen. Dieser formale Verstoß zählt seit der Gesetzesreform zu den klassischen Fehlern.
Soll statt Ist: Die Abrechnung basiert auf verbuchten Forderungen anstelle der tatsächlich erfolgten Zahlungsströme. Rechtlich zulässig ist ausschließlich die Darstellung nach Einnahmen und Ausgaben.
Fehlerhafte Rücklagendarstellung: Die Entwicklung der Erhaltungsrücklage lässt sich nicht nachvollziehen oder Zuführungen werden mit Entnahmen vermengt.
Umlageschlüssel ohne Grundlage: Es kommt ein veränderter Verteilungsschlüssel zur Anwendung, obwohl weder ein wirksamer Beschluss noch eine Vereinbarung diesen deckt. Hinzu kommt, dass eine nachträgliche Schlüsseländerung grundsätzlich ausschließlich für künftige Abrechnungszeiträume wirkt.
Heizkosten: Die Verteilung widerspricht der Heizkostenverordnung, beispielsweise durch ein unzulässiges Verhältnis zwischen Grund- und Verbrauchsanteil oder durch das Unterlassen der erforderlichen Kürzung bei fehlender Erfassung des Verbrauchs.
Kohlendioxidkosten: Die Verteilung der CO2-Abgabe zwischen vermietenden Eigentümern und deren Mietern erfolgt entweder gar nicht oder fehlerhaft.
Nicht umlagefähige Kosten: Es werden Positionen in die Abrechnung eingestellt, die nicht auf die Gemeinschaft verteilt werden dürfen, wie etwa Aufwendungen für das Sondereigentum.

Da jeder dieser Fehler die beschlossene Zahlungsverpflichtung beeinträchtigen und somit eine Anfechtung begründen kann, empfiehlt sich eine gründliche Prüfung im Vorfeld der Eigentümerversammlung. Lassen Sie umstrittene Positionen, namentlich geänderte Umlageschlüssel und Rücklagenbewegungen, im Voraus rechtlich bewerten, damit der gefasste Beschluss einer Anfechtung standhält.

Fristen, Einsichtsrecht und Anfechtung

Für Abrechnung und Wirtschaftsplan gelten verschiedene Fristen, die sowohl für Verwalter als auch für Eigentümer von gleicher Bedeutung sind.

Aufstellungsfrist: Nach Abschluss des Wirtschaftsjahres muss die Jahresabrechnung innerhalb einer angemessenen Frist erstellt werden. Dabei dient ein Zeitraum von ungefähr drei bis sechs Monaten als Richtwert. Eine deutliche Überschreitung stellt eine Pflichtverletzung durch den Verwalter dar.

Einsichtsrecht: Jedem Eigentümer steht das Recht zu, die Belege einzusehen, auf denen die Abrechnung basiert. Der Verwalter ist verpflichtet, diese Einsichtnahme in zumutbarem Umfang zu gewährleisten. Sollte er sie ablehnen oder unzumutbar behindern, kann dies bereits die Anfechtung des abrechnungsbasierten Beschlusses rechtfertigen, da den Eigentümern die erforderliche Prüfung vor der Beschlussfassung unmöglich gemacht wurde.

Anfechtungsfrist: Beschlüsse zu Nachschüssen, Anpassungen oder Vorschüssen können innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung angefochten werden, wobei die Begründung innerhalb von zwei Monaten eingereicht werden muss. Bei diesen Fristen gemäß § 45 WEG handelt es sich um materielle Ausschlussfristen. Nach deren Verstreichen erwächst die Zahlungspflicht in Bestandskraft, selbst wenn die Abrechnung Fehler aufweist.

Verjährung der Zahlungsansprüche: Hausgeldforderungen, die sich aus dem Beschluss ergeben, verjähren innerhalb von drei Jahren nach Ende des Jahres, in dem sie fällig wurden. Der Verwalter muss die Beitreibung fristgerecht einleiten, um Ausfälle und eine eigene Haftung auszuschließen.

Wer gegen die Abrechnung vorgehen möchte, muss die Monatsfrist einhalten. Lassen Sie die Erfolgsaussichten unmittelbar nach der Versammlung bewerten, nicht erst nach Erhalt des Protokolls.

Pflichten des Verwalters, Haftungsrisiken und juristische Unterstützung

Die Erstellung von Abrechnung, Wirtschaftsplan und Vermögensbericht zählt zu den zentralen Aufgaben des Verwalters und ist durch die Grundvergütung abgedeckt. Ein zusätzliches Entgelt für diese Dokumente lässt sich in der Regel nicht begründen.

Die Haftungsgefahren wiegen schwer. Legt ein Verwalter eine mangelhafte Abrechnung vor und wird darauf ein Beschluss gefasst, löst dies ein Anfechtungsverfahren aus. Bei nachweisbarem Verschulden kann das Gericht die Verfahrenskosten gemäß § 49 WEG dem Verwalter aufbürden. Wer zudem die Abrechnung verspätet vorlegt, den Vermögensbericht nicht erstellt oder die Eintreibung ausstehenden Hausgelds versäumt, muss der Gemeinschaft für den entstandenen Schaden einstehen.

Für Eigentümer und Verwaltungsbeiräte bildet die Abrechnung den wichtigsten Kontrollpunkt im Jahresverlauf. Der Beirat überprüft sie vor der Eigentümerversammlung und spricht eine Empfehlung aus. Eine gründliche vorherige Prüfung, wenn erforderlich mit externer Unterstützung, legt übliche Mängel offen, bevor über eine fehlerhafte Zahlungsverpflichtung abgestimmt wird.

Ein Rechtsanwalt unterstützt Hausverwaltungen, Wohnungseigentümergemeinschaften und Beiräte in allen Fragen zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: bei der rechtssicheren Ausarbeitung von Beschlussvorlagen zu Vorschüssen, Nachschüssen und Anpassungen, bei der Kontrolle von Abrechnung, Rücklagendarstellung und Verteilungsschlüsseln, bei der Verteidigung gegen und Geltendmachung von Anfechtungen sowie bei Haftungsfragen im Zusammenhang mit verspäteten oder fehlerhaften Abrechnungen.

Treten Sie in Kontakt und lassen Sie Beschlussvorlage oder Abrechnung überprüfen, bevor die Versammlung tagt oder die Anfechtungsfrist abläuft.

Wie die drei Dokumente zusammenwirken – ein Überblick

Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht bilden gemeinsam das finanzielle Berichtssystem der Eigentümergemeinschaft. Ihr Zusammenwirken folgt einer eindeutigen zeitlichen und sachlichen Systematik, die sowohl Verwalter als auch Eigentümer verstehen sollten.

Zu Beginn des Wirtschaftsjahres wird der Wirtschaftsplan mit der Prognose zu Kosten und Rücklagenbildung erstellt. Daraus ergeben sich die Vorschüsse, welche die Eigentümer während des laufenden Jahres entrichten. Nach Jahresabschluss wird die Jahresabrechnung vorgelegt, die den tatsächlichen Geschäftsverlauf darstellt und aus der die Abrechnungsspitze, somit Nachschuss oder Anpassung, beschlossen wird. Gleichzeitig liefert der Vermögensbericht eine Übersicht über Rücklage und Vermögensstand zum Jahresende, ohne dass hierüber abgestimmt wird.

Die zentrale Regel lautet: Drei Dokumente werden vorgelegt, aber nur zwei Zahlungsverpflichtungen werden beschlossen, nämlich die Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan und die Abrechnungsspitze aus der Jahresabrechnung. Der Vermögensbericht wird lediglich bereitgestellt. Wer diese Zuordnung im Beschlussantrag präzise umsetzt, vermeidet den häufigsten Anfechtungsgrund im Wohnungseigentumsrecht.

Für den Verwaltungsalltag ist es ratsam, die Beschlussanträge einmalig rechtssicher zu formulieren und als Muster zu hinterlegen, damit sich der Formfehler nicht jährlich wiederholt und über sämtliche verwalteten Objekte verbreitet.