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Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG: Was Verwaltungen und Eigentümer beachten müssen
Fachbeitrag im Miet- & Wohnungseigentumsrecht
Der zertifizierte Verwalter als gesetzliche Vorgabe
Durch die Neugestaltung des Wohnungseigentumsgesetzes wurde vom Gesetzgeber zum ersten Mal eine Qualitätsanforderung für den Verwalter eingeführt. In § 26a WEG ist festgelegt, unter welchen Bedingungen die Bezeichnung als zertifizierter Verwalter geführt werden darf. Ergänzt wird diese Vorschrift durch § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, der die Beauftragung eines zertifizierten Verwalters als Bestandteil einer ordnungsgemäßen Verwaltung definiert.
In der Praxis stellt dies eine grundlegende Änderung dar. Vor der Reform konnte jede Person zum Verwalter ernannt werden, ohne dass eine spezielle Qualifikation verlangt wurde. Seit dem 1. Dezember 2023 bildet der zertifizierte Verwalter den gesetzlichen Standard, und jeder einzelne Wohnungseigentümer ist berechtigt, dessen Bestellung zu fordern. Die Ernennung eines nicht zertifizierten Verwalters widerspricht dann grundsätzlich der ordnungsgemäßen Verwaltung und kann angefochten werden.
Für Verwaltungsgesellschaften ist die Zertifizierung dadurch zu einem entscheidenden Faktor für den Marktzugang geworden. Für Eigentümer und Beiräte stellt sie ein wesentliches Kriterium bei der Bestellung und Wiederbestellung dar. Beide Parteien sollten den Umfang des Anspruchs, dessen Ausnahmen und die korrekte Umsetzung im Beschluss verstehen, da Versäumnisse an dieser Stelle unmittelbar die Anfechtbarkeit der Verwalterbestellung nach sich ziehen.
Wichtig: Die Zertifizierung bezieht sich auf die persönliche Qualifikation. Handelt es sich bei der Verwalterin um eine juristische Person, ist entscheidend, dass die unmittelbar mit der Verwaltung beauftragten Personen zertifiziert sind. Für die Gesellschaft selbst gibt es eine spezielle Nachweismöglichkeit.
Wer als zertifizierter Verwalter gilt
Gemäß § 26a Abs. 1 WEG ist die Bezeichnung als zertifizierter Verwalter nur dann zulässig, wenn vor einer Industrie- und Handelskammer der Nachweis über die erforderlichen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Fachkenntnisse durch eine Prüfung erbracht wurde. Die genauen Regelungen zu Prüfungsinhalt und Ablauf finden sich in der Zertifizierten-Verwalter-Prüfungsverordnung.
Die Prüfung gliedert sich in einen schriftlichen sowie einen mündlichen Prüfungsteil und umfasst die wesentlichen Tätigkeitsbereiche eines Verwalters, namentlich das Wohnungseigentumsrecht, allgemeines Zivilrecht mit verwalterischem Bezug, kaufmännische und technische Aspekte der Immobilienbewirtschaftung sowie verkehrssicherungsrechtliche Fragestellungen.
Gleichstellungen: § 26a Abs. 2 WEG erkennt bestimmte berufliche Qualifikationen als gleichwertig mit der bestandenen Zertifizierungsprüfung an. Als zertifiziert gelten insbesondere:
- Volljuristen mit Befähigung zum Richteramt.
- Personen mit abgeschlossener Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann.
- Geprüfte Immobilienfachwirte mit anerkanntem Abschluss.
- Personen mit einem einschlägigen Hochschulabschluss, beispielsweise im Bereich Immobilienwirtschaft, soweit dieser die erforderlichen Kenntnisse vermittelt.
Juristische Personen und Personengesellschaften: Eine Gesellschaft erfüllt die Anforderungen an einen zertifizierten Verwalter, wenn diejenigen Mitarbeiter, die unmittelbar mit den Verwaltungsaufgaben befasst sind, über die Zertifizierung verfügen. Die Gesellschaft darf sich als zertifizierte Verwalterin bezeichnen, sofern sie durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiter die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Im Streitfall ist der entsprechende Nachweis zu erbringen.
Der Anspruch der Wohnungseigentümer und dessen Grenzen
Gemäß § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG steht jedem Wohnungseigentümer das Recht zu, die Bestellung eines zertifizierten Verwalters zu fordern. Dieser Anspruch besteht gegenüber der Gemeinschaft und lässt sich im Bedarfsfall durch eine Beschlussersetzungsklage geltend machen, sofern die Mehrheit für die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters votiert.
Allerdings gilt dieser Anspruch nicht ohne Ausnahmen. § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG sieht für kleinere Anlagen folgende Ausnahmen vor:
- Weniger als neun Sondereigentumsrechte: Die Wohnanlage verfügt über weniger als neun Einheiten.
- Verwalter aus dem Kreis der Eigentümer: Als Verwalter wurde ein Wohnungseigentümer bestellt.
- Kein qualifiziertes Verlangen: Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer fordert nach Köpfen gezählt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.
Der Anspruch entfällt ausschließlich dann, wenn sämtliche drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Fordert in einer kleinen Anlage mit einem Eigentümerverwalter mindestens ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter, entsteht der Anspruch erneut. Für externe Verwaltungen ist die Ausnahme grundsätzlich nicht anwendbar, da diese nicht dem Eigentümerkreis angehören.
Kein Zwang zur Abberufung allein wegen fehlender Zertifizierung: Der Anspruch bezieht sich auf die Bestellung und führt nicht zwangsläufig zur unmittelbaren Abberufung eines bereits tätigen, nicht zertifizierten Verwalters. Seine Bedeutung entfaltet er insbesondere bei anstehenden Bestellungen oder Wiederbestellungen. Ein bereits amtierender Verwalter kann jedoch aufgefordert werden, die erforderliche Zertifizierung nachträglich zu erwerben.
Die Übergangsregelung für bereits tätige Verwalter
Für Verwaltungen, die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Neuregelung bereits im Amt waren, hatte der Gesetzgeber eine befristete Übergangsregelung vorgesehen. Diese Regelung räumte bereits bestellten Verwaltern eine Frist ein, um die erforderliche Zertifizierung nachzuholen, ohne dass Wohnungseigentümer unmittelbar die Bestellung eines zertifizierten Verwalters durchsetzen konnten.
Inhalt der Übergangsregelung: Gemäß § 48 Abs. 4 WEG wurde ein Verwalter, der bei Inkrafttreten der Vorschrift bereits bestellt war, für eine befristete Übergangsphase gegenüber den Wohnungseigentümern der bestehenden Bestellung als zertifiziert behandelt. Die laufende Bestellung konnte in dieser Phase nicht ausschließlich mit dem Fehlen der Zertifizierung angegriffen werden.
Ablauf der Frist: Die Übergangsfrist war von Anfang an zeitlich beschränkt und ist mittlerweile verstrichen. Seit ihrem Ablauf gilt der Anspruch nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG ohne Einschränkung, weshalb die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters außerhalb der Ausnahme für Kleinanlagen anfechtbar ist. Weil Einzelheiten und Stichtage der Übergangsregelung im Rechtsverkehr diskutiert wurden, empfiehlt sich die Prüfung des konkreten Zeitpunkts im Einzelfall, bevor auf die Fiktion zurückgegriffen wird.
Stützen Sie bevorstehende Bestellungen nicht länger auf die abgelaufene Übergangsregelung. Wer als bereits bestellter Verwalter sein Mandat absichern möchte, sollte den Nachweis der Zertifizierung vor dem nächsten Bestellungsbeschluss erbringen können.
Konsequenzen für Bestellung und Bestellungsbeschluss
Die Zertifizierung beeinflusst die Vorbereitung und den Inhalt des Bestellungsbeschlusses in direkter Weise. Nachlässigkeit an dieser Stelle kann dazu führen, dass die komplette Bestellung angegriffen und als ungültig aufgehoben wird.
- Nachweis vor der Beschlussfassung: Die Eigentümer sollten bereits vor der Abstimmung darüber informiert sein, dass der zu bestellende Verwalter zertifiziert ist. Ein entsprechender Beleg, beispielsweise das Prüfungszeugnis der Industrie- und Handelskammer oder ein Nachweis über eine gleichgestellte Qualifikation, sollte Bestandteil der Bestellungsunterlagen sein.
- Vergleichsangebote: Im Rahmen von Erstbestellungen und bei einem Verwalterwechsel sind mehrere Angebote für eine ordnungsgemäße Vorbereitung erforderlich. Die Zertifizierung stellt dabei einen wesentlichen Bewertungsaspekt dar.
- Auswahlermessen: Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter schränkt den Ermessensspielraum ein. Die Bestellung eines Bewerbers ohne Zertifizierung erfordert außerhalb der Ausnahmefälle eine fundierte Begründung, die im Konfliktfall schwer zu verteidigen ist.
- Bestimmtheit: Der Beschluss muss den zu bestellenden Verwalter klar und eindeutig benennen. Handelt es sich um eine Gesellschaft, ist deren Verwaltereigenschaft maßgeblich, während sich die Zertifizierung auf die tatsächlich verwaltenden Personen bezieht.
Erfolgt trotz bestehendem Anspruch die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters, kann der Beschluss angefochten werden. Die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung zu erheben und binnen zwei Monaten zu begründen. Nach Ablauf dieser Fristen erwächst die Bestellung trotz des Mangels in Bestandskraft, sodass der Anspruch faktisch nur während der Anfechtungsfrist geltend gemacht werden kann.
Zusammenspiel von Zertifizierung, Weiterbildung und Berufszugang
Die Zertifizierung gemäß § 26a WEG ergänzt andere Vorgaben, die für die gewerbliche Verwaltungstätigkeit bestehen. Sie hebt diese nicht auf, sondern kommt zusätzlich hinzu. Verwaltungen sollten die drei Ebenen klar voneinander abgrenzen:
- Gewerbeerlaubnis: Wer gewerblich Wohnungseigentum verwaltet, benötigt eine Erlaubnis gemäß § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Diese Erlaubnis bildet die Grundvoraussetzung für die Tätigkeit und besteht unabhängig von der Zertifizierung.
- Berufshaftpflicht: Im Zusammenhang mit der Erlaubnis muss eine Berufshaftpflichtversicherung nachgewiesen werden, die Vermögensschäden absichert.
- Weiterbildungspflicht: Gemäß der Makler- und Bauträgerverordnung gilt eine Fortbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren. Diese besteht dauerhaft und unterscheidet sich von der einmalig abzulegenden Zertifizierungsprüfung.
- Zertifizierung: Der Sachkundenachweis gemäß § 26a WEG bezieht sich auf die persönliche Qualifikation und begründet den Anspruch der Eigentümer.
Praktisch bedeutet dies: Eine erfolgreich abgelegte Zertifizierungsprüfung befreit nicht von Erlaubnis, Versicherung und fortlaufender Weiterbildung. Andersherum genügt die Gewerbeerlaubnis allein nicht, um als zertifizierter Verwalter im Sinne von § 26a WEG zu gelten. Wer als Verwaltung dauerhaft am Markt tätig sein möchte, sollte alle vier Ebenen dokumentiert belegen können.
Lassen Sie überprüfen, ob Ihre Nachweise zu Erlaubnis, Versicherung, Weiterbildung und Zertifizierung vollständig und aktuell vorliegen, bevor die nächste Bestellung oder eine behördliche Prüfung erfolgt.
Haftung, Werbung und häufige Konfliktfelder
Die Zertifizierung zieht mittelbar weitere rechtliche Berührungspunkte nach sich, die in der Praxis Konfliktpotenzial bergen.
- Irreführende Bezeichnung: Wer die Bezeichnung als zertifizierter Verwalter verwendet, ohne die erforderlichen Voraussetzungen zu erfüllen, verhält sich wettbewerbswidrig. Konkurrenten und Verbände sind berechtigt, hiergegen vorzugehen. Die Führung der Bezeichnung empfiehlt sich nur dann, wenn der Nachweis jederzeit erbracht werden kann.
- Erhöhter Sorgfaltsmaßstab: Ein zertifizierter Verwalter gibt durch seine Qualifikation ein besonderes Versprechen ab. Im Haftungsfall kann dies die Erwartungen an die geschuldete Sorgfalt prägen. Die Zertifizierung stellt folglich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil dar, sondern zugleich einen Maßstab.
- Wechsel des Sachbearbeiters: Bei Gesellschaften ergibt sich die Frage, ob die konkret mit der Verwaltung betraute Person zertifiziert ist. Erfolgt intern eine Übertragung der Verwaltung auf nicht zertifizierte Mitarbeiter, kann dies den Anspruch der Eigentümer berühren.
- Wiederbestellung: Spätestens anlässlich der Wiederbestellung, die frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellzeit beschlossen werden darf, ist die Zertifizierung erneut nachzuweisen. Ein zwischenzeitlicher Wegfall der Voraussetzungen ist offenzulegen.
Eigentümern und Beiräten ist zu empfehlen, den Zertifizierungsnachweis bei jeder Bestellung und Wiederbestellung zu den Unterlagen zu nehmen und im Beschluss darauf Bezug zu nehmen. Dies erleichtert die spätere Verteidigung des Beschlusses und schafft Transparenz hinsichtlich der Qualifikation der handelnden Personen.
Handlungsempfehlungen und rechtliche Begleitung
Die Zertifizierung gemäß § 26a WEG stellt für Verwaltungen keine einmalige formale Anforderung dar, sondern bildet eine dauerhafte Grundlage zur Sicherung des Mandats. Wer die entsprechende Prüfung bislang nicht absolviert hat und keine gleichgestellte Qualifikation vorweisen kann, sollte den erforderlichen Nachweis rechtzeitig vor der nächsten Bestellung erbringen, da die Übergangsfiktion ihre Gültigkeit verloren hat. Bei Gesellschaften muss gewährleistet sein, dass die tatsächlich mit der Verwaltung befassten Personen qualifiziert sind und diese Qualifikation nachweisbar dokumentiert ist.
Für Eigentümer und Beiräte empfiehlt sich eine sorgfältige Überprüfung des bestehenden Anspruchs. In größeren Wohnanlagen besteht dieser grundsätzlich durchgehend, während er in kleineren Anlagen ausschließlich unter den beschriebenen Bedingungen greift. Wer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters erreichen möchte, muss die maßgebliche Anfechtungsfrist beachten und erforderlichenfalls das qualifizierte Verlangen von mindestens einem Drittel der Eigentümer herbeiführen.
Ein Rechtsanwalt berät Hausverwaltungen und Wohnungseigentümergemeinschaften umfassend zur Verwalterbestellung: bei der rechtssicheren Ausarbeitung und Formulierung von Bestellungs- und Wiederbestellungsbeschlüssen, bei der Prüfung des Anspruchs auf einen zertifizierten Verwalter einschließlich seiner Ausnahmetatbestände, bei der Abwehr und Geltendmachung von Anfechtungen sowie bei Fragestellungen zur wettbewerbsrechtlich zulässigen Bezeichnung und zur Haftung.
Nehmen Sie Kontakt auf und lassen Sie die Bestellung oder den Bestellungsbeschluss überprüfen, bevor die Anfechtungsfrist verstreicht.
Häufige Fragen:
Seit dem 1. Dezember 2023. Ab diesem Datum zählt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gemäß § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Verwaltung, und jeder einzelne Wohnungseigentümer kann diese verlangen. Für bereits tätige Verwalter galt anfänglich eine Übergangsfiktion, die mittlerweile ausgelaufen ist. Der exakt maßgebliche Stichtag sollte im jeweiligen Einzelfall überprüft werden.
Durch den erfolgreichen Abschluss einer Prüfung bei einer Industrie- und Handelskammer, welche die erforderlichen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse bestätigt. Die Prüfung gliedert sich in einen schriftlichen sowie einen mündlichen Prüfungsteil, deren genaue Ausgestaltung in der Zertifizierten-Verwalter-Prüfungsverordnung festgelegt ist. Als Alternative werden bestimmte Qualifikationen anerkannt, beispielsweise Volljuristen, geprüfte Immobilienfachwirte, Immobilienkaufleute sowie Absolventen entsprechender Studiengänge.
Nicht in jedem Fall. Der Anspruch erlischt nur dann, wenn gleichzeitig die Anlage aus weniger als neun Sondereigentumsrechten besteht, ein Wohnungseigentümer persönlich zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters fordert. Ist auch nur eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, bleibt der Anspruch bestehen. Fordert ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung, entsteht der Anspruch auch in der kleinen Anlage erneut.
Eine juristische Person oder Personengesellschaft wird als zertifiziert angesehen, sofern die unmittelbar mit der Verwaltung befassten Mitarbeiter über die erforderliche Zertifizierung verfügen. Entscheidend sind damit nicht die Gesellschaft selbst, sondern die konkret handelnden Personen. Im Streitfall obliegt der Nachweis der Gesellschaft. Erfolgt intern eine Verlagerung der Verwaltungstätigkeit auf nicht zertifizierte Mitarbeiter, kann dies den Anspruch der Eigentümer beeinträchtigen.
Nein. Der Anspruch bezieht sich auf die Bestellung eines zertifizierten Verwalters und wird vorrangig bei anstehender Bestellung oder Wiederbestellung relevant. Er führt nicht automatisch zur sofortigen Abberufung eines bereits im Amt befindlichen Verwalters. Die Eigentümer können den amtierenden Verwalter jedoch dazu auffordern, die Zertifizierung nachzuholen, und spätestens bei der Wiederbestellung muss der Nachweis vorliegen.
Der Bestellungsbeschluss widerspricht dann einer ordnungsgemäßen Verwaltung und kann angefochten werden. Die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung zu erheben und innerhalb von zwei Monaten zu begründen. Lässt man die Frist verstreichen, wird die Bestellung trotz des Mangels bestandskräftig. Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter lässt sich deshalb praktisch nur innerhalb der Anfechtungsfrist durchsetzen.
Nein. Die Zertifizierung gemäß § 26a WEG und die Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO stellen zwei voneinander unabhängige Anforderungen dar. Wer gewerbsmäßig Wohnungseigentum verwaltet, benötigt die Erlaubnis ungeachtet der Zertifizierung, zusätzlich eine Berufshaftpflichtversicherung sowie die fortlaufende Weiterbildung im Umfang von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren gemäß der Makler- und Bauträgerverordnung. Die Zertifizierung kommt ergänzend hinzu, ersetzt jedoch keine dieser Verpflichtungen.
Nein. Die Bezeichnung als zertifizierter Verwalter darf ausschließlich verwendet werden, wenn die Prüfung erfolgreich absolviert oder eine gleichwertige Qualifikation belegt wurde. Wer diese Bezeichnung ohne Erfüllung der Voraussetzungen nutzt, verstößt gegen das Wettbewerbsrecht und setzt sich Unterlassungsforderungen von Konkurrenten und Verbänden aus. Die Bezeichnung sollte ausschließlich dann verwendet werden, wenn der entsprechende Nachweis jederzeit erbracht werden kann.
Ja, aus Beweisgründen ist dies empfehlenswert. Die Wiederbestellung stellt einen eigenständigen Bestellungsvorgang dar, der frühestens ein Jahr vor Ende der laufenden Bestellperiode beschlossen werden kann, und für den der Anspruch auf eine zertifizierte Verwaltung unverändert besteht. Der entsprechende Nachweis sollte den Beschlussunterlagen beigefügt werden, und ein eventueller zwischenzeitlicher Verlust der Qualifikation ist offenzulegen. Auf diese Weise wird der Beschluss gegen Anfechtungen abgesichert.
Für Verwaltungen empfiehlt sich eine Beratung vor jeder bevorstehenden Bestellung, da die Übergangsfiktion für Bestandsverwalter nicht mehr greift, sowie bei der Ausgestaltung von Bezeichnungen und Werbeaussagen. Für Eigentümer und Beiräte ist rechtlicher Rat bei der Aufbereitung des Bestellungsbeschlusses ratsam, bei der Bewertung des Anspruchs in kleineren Anlagen sowie stets dann, wenn ein bereits beschlossener Bestellungsbeschluss angefochten werden soll. Die einmonatige Anfechtungsfrist lässt nur wenig Spielraum für eine fundierte Entscheidung.